Alzi la mano chi, in questo periodo di lockdown, non ha partecipato a una videochiamata di lavoro, una videoconferenza o, se preferite, in gergo da milanese imbruttito, a una conference call o a un webinar.
Chi era solito usare il buon vecchio Skype, ha dovuto ingegnarsi per capire il funzionamento di Zoom, Microsoft Teams e Google Hangouts Meet.
Secondo App Annie, la principale piattaforma di analisi sul mondo degli app store, le "business app", hanno segnato 62 milioni di download nella settimana fatidica tra il 14 e il 21 marzo: più 45% rispetto a quella precedente e più 90% rispetto alla media settimanale per questa categoria nel corso del 2019. In Italia, Zoom è stato scaricato 55 volte più spesso del solito, Hangouts Meet di Google 140 di più, Teams di Microsoft 30.
Il lockdown è terminato, ma non illudetevi perché le riunioni online, la formazione a distanza, gli eventi in streaming, dureranno ancora per qualche tempo.
Ecco perché, come abbiamo promesso nella nostra prima newsletter, vi daremo qualche consiglio pratico per apparire al meglio. Negli incontri virtuali, infatti, influiscono sulla comunicazione non verbale anche l’inquadratura, la scenografia e la luce.
L'inquadratura
Che sia una webcam, un cellulare o una telecamera, dalla posizione dipende la percezione del soggetto da parte dell’interlocutore.
Immaginate una griglia posta sopra lo schermo. Invece di posizionare la testa nella casella centrale, mettete gli occhi su quell'immaginaria terza riga superiore della griglia: più lontano si inizia a perdere contatto personale e troppo vicino alla telecamera, diventa fastidioso per lo spettatore.
Utile è applicare anche la regola dei terzi, ovvero stare leggermente disassati rispetto al terzo centrale in cui si divide idealmente lo schermo.
La webcam deve essere all’altezza giusta: allo stesso livello dello sguardo, per trasmettere apertura e naturalezza. Meglio tenerla appena sopra gli occhi che più in basso per evitare che un effetto intimidatorio.
Dove posare lo sguardo? Per mantenere un buon contatto visivo, guardare direttamente nella fotocamera. Tutti cadono nella tentazione di osservare la propria immagine o quella del proprio interlocutore, quindi applicate un bell’adesivo vicino alla webcam.
Per un effetto ottimale, meglio una webcam esterna per una migliore qualità video e un piccolo cavalletto da posizionare di fronte.
Ah, per evitare effetto nebbia autunnale in val Padana, la telecamera deve essere pulita.
La scenografia
Su Pinterest, le ricerche sul setup casalingo per le videoconferenze è aumentato di oltre il mille per cento a cominciare dal 6 marzo e gli sfondi messi a disposizione da Zoom sono diventati materia di studio. Il New York Times ha addirittura intervistato smart worker di lunga data e designer degli interni.
Questo per dire che tutto quello che compare nell’inquadratura ha rilevanza.
È di qualche giorno fa la news degli sfondi Ikea per le videochiamate. Loro sono indiscutibili geni del marketing, ma per il bene delle vostre conference call di lavoro, sono assolutamente banditi improbabili sfondi digitali, specie con palme esotiche o cascate del Niagara (Zoom) o la funzione schermo sfuocato, che lascia nitida solo l’immagine all’interno dei contorni della persona (Skype): cosa avete da nascondere?
Meglio scegliere un’ambientazione neutra e senza oggetti eccessivamente personali (foto, ad esempio) e troppi accessori che potrebbero distogliere l’attenzione dell’interlocutore.
La libreria è gettonatissima, ma non è obbligatoria.
Animali e congiunti di vario tipo, meglio chiuderli fuori dalla stanza. A chiave.
Ah, ricordatevi di disattivare i filtri: avete presente la diretta del parroco di Polla a inizio lockdown?
La luce
Si sconsiglia vivamente di mettersi sotto una luce diretta o di avere la luce alle spalle per evitare effetti ombra poco lusinghieri che non resisterebbero nemmeno al filtro bellezza touch up my appearance che molte app hanno inserito nelle loro impostazioni.
Molto meglio posizionare la fonte di luce principale dietro la videocamera in modo che la luce e la fotocamera puntino nella stessa direzione. È preferibile la luce naturale di una finestra ma, in caso di conference call notturna, o di smart working prolungato fino alle grigie giornate autunnali, due sorgenti luminose dietro la fotocamera, una sul lato destro e una a sinistra.
L'outfit
No, il pigiama non va bene. Il dress code da video conferenza, chiede di evitare anche righe, pois e fantasie che potrebbero creare fastidiosi effetti video. Tinte unite, anche audaci ed evitare orecchini pendenti o accessori che creano un sottofondo di tintinnii (amplificati dal microfono).
Infine, ricordarsi che potrebbe essere necessario alzarsi e che potreste non aver studiato bene l’inquadratura.
Calore umano
Concludiamo con il consiglio che Andy Molinski, professore di comportamento organizzativo presso la Brandeis International Business School, ha scritto sull'Harvard Business Review. Secondo Molinski la chiave della chiamata video perfetta è saper trasmettere quel "calore" umano che riempie le conversazioni faccia a faccia in uno strumento di per sé freddo come lo schermo del computer o del telefono.